みなさんは手帳をどのように活用されていますか？会議が長引いてやりたい仕事ができない…と悩んでいた私が、手帳に２時間のゆとりをスケジュール化することで計画的に進められるようになり仕事の持ち帰りゼロになりました！そのポイントとなる３ステップの現状把握を紹介します。
手帳を活用して仕事術を磨いていきたい
みなさんには
お気に入りの手帳はありますか？
今では仕事効率化のために
開発された手帳が
たくさん販売されています
出産前の私は
店頭での手帳選びに
20分ほど悩んだ
こともありました
だけれども
出産を期に
手帳を持たない生活がはじまり
手帳への興味も
薄れていました
現在育休復帰して
半年がたち
手帳を持ちはじめましたが
出産前ほど
活用できていません
もっと手帳を活用すれば
効率よく仕事が進められるのでは？
と思うようになりました
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会議が長引いてやりたい仕事ができない…
１日のスケジュールを
把握してるつもりでも
会議が長引いて
やりたい仕事ができない…
明日も忙しいのに…
なかなかうまく時間を
コントロールできないことに
悩んでいました
手帳を活用してゆとりを持ったスケジュール作りをするには？
タイムクリエイトLabの講座の中で
『自分でコントロールできる時間
できない時間を分けよう！』
という言葉がありました
自分では
コントロールできない時間
ってありませんか？
例えば
・会議
・電話対応
・同僚、部下などからの相談など
１日のスケジュールを決めて
進めていても
どうしても
コントロールできない時間は
あると思います
そこで
手帳を活用して
コントロールできない時間を
あらかじめ把握しておくことで
ゆとりを持った
スケジュール作りができる
と思いました
３ステップで見つけた合計２時間のゆとりを手帳でスケジュール化
１日でどれくらいのゆとりを持てば
良いのでしょうか？
このゆとりの時間は
人それぞれだと思っています
日によって
変わるかもしれません
自分の理想のゆとり時間を
見つけるための
３ステップを紹介します
①現状把握する日を決める
まずは現状把握からはじめます
例えば出勤者数の
少ない曜日など
自分が落ち着いて
仕事ができる日を選ぶと
現状把握が進めやすくなります
②仕事内容と所要時間を記録する
現状把握のポイントとして
まず
記録する媒体を決めてください
・紙とペン
・スマホのメモアプリ
・職場で利用しているスケジュール表
など
記録する内容は
・仕事をはじめた時間
・その仕事が終わった時間
・その仕事の内容
・仕事がはかどったかどうか
上記を繰り返して記録を付けていきます
③１日を振り返る
②の現状把握から
その日１日を振り返ります
仕事の内容に対して
コントロールできた時間
できなかった時間
が見えてくると思います
この日は
午前中のメールチェックに15分
午後に急な仕事や
話しかけられるなどで
合計１時間半ほど
仕事ができませんでした
この結果を受けて
合計２時間の
ゆとりを持つことにしました
そしてこのゆとり時間を
手帳に組み込みました
緑のマークがゆとり部分（昼休憩も含む）
紫のマークが仕事可能時間
手帳にマークすることで
仕事の計画が
立てやすくなりました
私はこのマークを
1週間まとめて
金曜日に行っています
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手帳でゆとりをスケジュール化して仕事の持ち帰りゼロ！
あらかじめ
手帳にゆとりの時間を
マークしておくことで
今日の仕事の優先順位が
決めやすくなりました
なぜならば
仕事を進められる時間に
限りがあると分かったからです
このゆとりの時間により
計画的に仕事が進められるようになり
目の前の仕事に集中できる
ようになりました
その結果
仕事の持ち帰りゼロで
気持ちよく退社できています
みなさんも
３ステップの現状把握から
自分に合った
ゆとりの時間を見つけて
みてくださいね
タイムクリエイトlab
アンバサダー・りさこ
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