「予定を立てる時間がない」
「実績を書くのがつらい」
——管理職の方ほど、この悩みを抱えがちです。
次々と入る突発対応、部下のフォロー、
会議の準備……気づけば自分の時間はどこかへ
消えてしまいますよね。
でも実は、そう感じるのは
“忙しいから”ではなく、
スケジュール管理が「動くため」だけに
使われているからなんです。
本来のスケジュール管理は、
「考える」「整える」「俯瞰する」ためのツール。
この記事では、予定や実績を書くのが
つらいと感じたときに意識したい
“管理職のためのスケジュール管理術”を
具体的に解説します。
この記事のハイライト
「予定と実績を書くのがつらい…」と感じたら、それは“考える時間”が不足しているサイン。
管理職のスケジュール管理は、動くよりも考えることに時間を使うことがカギです。
突発対応に追われる日々でも、俯瞰する力を取り戻すことで仕事の流れは劇的に変わります。
なぜ「予定と実績」がつらく感じるのか
管理職ほど突発対応に追われ、
考える時間を失いやすくなります。
その結果、「書くこと」が負担に感じてしまうのです。
管理職になると、
チームのトラブル対応・メンバーのフォロー・
緊急会議など、突発対応が増えます。
これらは避けられない仕事ですが、
思考を整理する時間が奪われていくと、
「次に何をすべきか」
「この動きが成果にどうつながるか」
が見えなくなります。
そんなとき、「予定を書く」という行為が
余計な負担に感じてしまうのです。
予定を書く＝自分を俯瞰する時間
予定や実績を書く目的は、
“管理するため”ではなく“考えを整理するため”。
たとえ数分でも、
頭の中を外に出して可視化することで、
思考の渋滞が解消されます。
これは、スケジュール管理を通じて
自分の時間をコントロールする最初の一歩です。
「社長の時間の使い方」を意識してみよう
管理職のスケジュール管理は「動くより考える」。考える時間が増えるほど、
結果的に作業が減ります。
「社長って、がむしゃらに動いてる？」
いいえ、ほとんどの社長は“考える時間”に
多くのエネルギーを使っています。
1つの行動で2〜3の課題を解決できないか？
ゴールは明確になっているか？
チーム全員が同じシミュレーションを
描けているか？
このように、動く前に“設計する時間”を
持つことで、結果的に作業時間を減らす
スケジュール管理が可能になります。
俯瞰して考えることで「忙しい」が減る
予定と実績を書くのがつらいときほど、
目の前の作業に意識が向きすぎています。
一歩引いて、“仕組み”を整える思考に
切り替えましょう。
家事も同じで、
今日の夕食づくりで、明日をラクにできないか？
今日の片付けは、どこまでできたらOK？
というように、
複数の結果を同時に生み出す発想が効果的です。
段取りは“長いスパン”で考えるとラクになる
「今日」「今週」「今月」「今年」をつなぐ思考を
持つと、突発にも振り回されない軸ができます。
目の前の業務だけを見ると焦りが生まれます。
スケジュール管理が上手い人ほど、
「長いスパン」で段取りを組んでいます。
たとえば：
- 年間計画から逆算して、「4月に達成したいこと」は何か？
- 月末ゴールから逆算して、「今週すべきこと」は何か？
- 1日の始まりに、「今日のゴール」を明確にしておく
このようにゴールから逆算して行動を決めると、突発対応にもブレない軸ができます。
1日の中にも「軌道修正タイム」を
午前中に立てた予定が、
午後には大きくズレてしまうこともあります。
そんなときは「お昼休みに5分」でもOK。
スケジュールを見直し、
“今できること”を更新しましょう。
これが、バッファーを多めに取るよりも
現実的な管理術です。
まとめ|俯瞰と思考の時間を味方につける
「予定を書くのがつらい」は
“考える時間不足”のサイン。
俯瞰と思考の時間を取り戻せば、
自然とスケジュール管理もうまくいきます。
予定と実績を書くのがつらいのは、
あなたのスキル不足ではありません。
それは、
考える時間を確保できていないサインです。
管理職としてスケジュール管理を磨くとは、
「動く時間」より「考える時間」を
重視するということ。
社長のように俯瞰し、
長期的な視点で段取りを整えることで、
結果的に、作業量もストレスも減っていきます。
❓よくある質問（FAQ）
- 予定と実績を書くのがつらいとき、どうすればモチベーションを保てますか？
-
「書くこと」を目的にしないのがポイントです。
予定や実績は“管理”ではなく“思考の整理”のためのツール。
完璧に書こうとせず、「今日やることを3つ書く」だけでもOKです。
まずは自分の頭の中を“見える化”することから始めましょう。 - 管理職のスケジュール管理で一番大切なことは？
-
動く前に考える時間を確保すること」です。
多くの管理職は突発対応に追われがちですが、俯瞰して考えることで優先順位が明確になります。
結果的に、作業時間もストレスも減り、チーム全体の効率も上がります。 - バッファーを多めに取るのは正解ですか？
-
バッファーは“余白”として大切ですが、取りすぎると行動が鈍ります。
おすすめは「軌道修正タイム」を設けること。
昼休みや15時など、1日2〜3回の見直し時間を入れることで、現実的なスケジュール管理が可能です。 - 実績を書く時間が取れません。最低限どんな内容を書けばいいですか？
-
「何をやったか」と「次にやること」の2点だけで十分です。
詳細を書こうとせず、5分以内で記録する習慣をつけましょう。
振り返りの目的は完璧な記録ではなく、次の判断を早くすることです。 - チームメンバーにもスケジュール管理を浸透させたいのですが？
-
まずは自分が“考える時間”を確保する姿を見せましょう。
上司が落ち着いてスケジュールを組み立てていると、部下も自然と真似します。
「立ち止まって考える文化」をチームに根づかせることが、最も効果的なリーダーシップです。 - 予定どおり進まない日が続いて落ち込みます。どう考えたらいいですか？
-
「予定どおりに進まなかった＝失敗」ではありません。
むしろ“見直すチャンス”と捉えてOKです。
予定と実績のズレを振り返ることで、自分の思考パターンや時間の使い方の癖に気づけます。
それが次の成長につながります。 - 家事やプライベートの予定も同じように管理した方がいいですか？
-
はい。仕事と家庭を分けずに“1つの時間の流れ”として見ましょう。
たとえば、夕方の家事も「次の日をラクにする段取り」として捉えると、
スケジュール全体の見通しが立ちやすくなります。
家事もマネジメントも、段取りの本質は同じです。
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おわりに
予定と実績を書くのがつらいときは、
「スケジュールを書くこと」よりも
「考える時間を確保すること」を
意識してみましょう。
管理職のスケジュール管理で本当に大切なのは、
“時間を埋める”ことではなく、
“未来を設計する”こと。
突発対応が続いても、
俯瞰の時間を持つことで
チームも自分も整います。
社長のように、
「一つの行動で複数の課題を解決できないか？」
と考える思考を持てば、
日々の予定入力も実績記録も、
“面倒な作業”から“自分を成長させる時間”に
変わっていくはずです。
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